TUGAS 2: EFEKTIFITAS & EFESIENSI ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

“Effectiveness” means doing the right things. “Efficiency” means doing them right. Di dalam organisasi, efektivitas merupakan bahasan yang diangkat berdasarkan issue seperti restrukturisasi sumberdaya yang tersedia, perubahan teknologi, pemodifikasian iklim dan budaya organisasi dan pengembangan strategi performa anggota organisasi berbasis target. Sementara itu, bahasan efisiensinya meliputi evaluasi atas segala sumberdaya yang dioperasikan; apa-apa yang jadi ‘bahan bakar’ efektivitas. Ini pada gilirannya akan meliputi pengorganisiran yang lebih baik atas aspek man, material, machine, methods dan money. Seluruh sumberdaya tersebut hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer untuk bisa mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin.

Baik efektivitas maupun efisiensi mengharuskan organisasi –maupun pribadi- untuk terus menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan senantiasa berfokus pada apa-apa yang paling bisa berikan dampak atau nilai terbesar untuk setiap waktu yang dihabiskan.

Dalam makalah ini, kami akan membahas keefektifan dan efisiensi suatu organisasi dilihat dari segi visi misi, struktur organisasi, strategi organisasi dan juga kebudayaan organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Definisi efektivitas dan efisiensi organisasi

Efisiensi menceritakan bagaimana suatu usaha dilakukan untuk menekan laju pertumbuhan eksploitasi yang semakin meningkat karena penggunaan biaya/dana yang sudah melebihi target yang direncanakan. Di satu sisi, maksud dari efektivitas adalah meminta dan berusaha agar segala usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dengan tetap melakukan efesiensi secara benar sesuai porsinya.

B.  Faktor – faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :

• Visi dan Misi

Visi menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa depan yang ingin dicapai. Visi memberikan gambaran yang jelas dimasa mendatang yang bisa dilihat oleh customer, stakeholders, dan employee. Pernyataan visi yang bagus tidak hanya menginspirasikan dan menantang, namun juga sangat berarti sehingga setiap pegawai bisa menghubungkan tugas yang dilakukanya dengan visi. Pernyataan visi harus mampung menjadi inspirasi dalam setiap tindakan yang dilakukan setiap pegawai. Yang paling penting pernyataan visi harus measurable, terukur sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah tindakan yang dilakukannya dalam rangka mencapai visi organisasi atau tidak.

Kriteria visi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi

1. Succint, Pernyataan visi harus singkat sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimat.
2. Appealing, Visi harus jelas dan memberikan gambaran tentang masa depan yang akan memberikan semangat pada customer, stakeholder dan pegawai.
3. Feasible, Visi yang baik harus bisa dicapai dengan resource, energi, waktu. Visi haruslah menyertakan tujuan dan objective yang strecth bagi pegawai.
4. Meaningful, Pernyataan visi harus bisa menggugah emosi positif pegawai namun tidak boleh menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosi.
5. Measurable, Pernyataan visi harus bisa diukur sehingga dimungkinkan untuk melakukan pengukuran kinerja sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah visi sudah bisa dicapai atau belum.

Misi Adalah cara bagaimana kita mewujudkan visi tersebut.

Kriteria misi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi adalah sebagai berikut,

1. Simple and Clear , Pernyataan misi harus dicukup diwakili oleh 2-3 pernyataan saja. Semua pernyataan tersebut harus sederhana dan jelas dimengerti serta tidak menggunakan jargon-jargon organisasi.
2. Broad and long-term in future. Pernyataan misi organisasi harus cukup luas mengakomodasikan perkembangan organisasi di masa mendatang. Misi organisasi harus bisa menunjukan gambaran yang akan dicapai di masa depan dengan jelas. Pernyataan misi organisasi harus tetap valid pada 20 tahun mendatang sama seperti kondisi sekarang.
3. Focus on the present. Pernyataan misi organisasi tidak boleh terlalu berorientasi pada masa depan sehingga kurang bisa fokus pada kondisi organisasi di masa sekarang.
4. Easy to understand. Misi organisasi harus mudah dimengerti. Misi yang mudah dimengerti akan memudahkan mengkomunikasikan misi tersebut kepada anggota organisasi, stakeholder.

• Struktur organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Beberapa hal dalam strutur organisasi yang dapat menunjang terjadinya efektifitas dan efisiensi adalah

Struktur yang simple dan efisien

Hirarki tinggi dengan tahan banting, departemen yang tidak terkalahkan adalah kutukan untuk pembelajaran sebagaimana mereka mencegah ketentuan kebebasan, kecepatan aliran informasi dan rintangan yang tidak kompetitif. Kuasa dan otoritas tidak dapat mengalir dengan tujuan untuk dampak yang sangat besar, lebih lanjut  melukai suatu kemampuan organisasi untuk belajar.  Untuk memaksimalkan aliran pengetahuan dan pembelajaran,maka struktur diluruskan dengan tim kolaborasi dan beberapa cara kerja yang terbaik.

Berwawasan wirausaha

Oerganisasi belajar, bukan masalah tentang ukurannya, seperti struktur dan menjalankan dengan sebuah kedinamisan dan semangat enterpreneurial yang serupa dengan perusahaan kecil yang baru. Mengapa? Karena ketika ukuran unit pekerjaan menjadi begitu besar, pengetahuan dan kekuasaan telah hilang, komunikasi dan komitmen telah dikurangi. Asea Brown Broveri (ABB) adalah contoh yang bagus untuk  organisasi belajar yang luas yang tetap kecil. Dengan penjualan lebih dari $30  milyar pertahun dan lebih dari 2000 pekerja diseluruh dunia, ABB diperkecil menjadi 5000 pusat profit tersendiri, masing-masing terdiri tidak lebih dari 50 orang.

Jaringan yang luas

Organisasi belajar yang efektif menyadari kebutuhan kritis untuk berkolaborasi, berbagi, dan bersinergi dengan sumber-sumber dari dalam dan luar perusahaan. Struktur jaringan yang mungkin termasuk dalam aliansi global, pertalian informasi diantara tim yang bekerja melebihi fungsi, dan jalan baru untuk para pekerja untuk berbagi informasi, menggunakan macam-macam peralatan koneksi seperti sistem manajemen informasi dan  video conferensi. Mereka menyediakan perusahaan dengan bentuk dan gaya yang  fleksibel dan dapat beradaptasi

Terdiri dari tim kerja – tim kerja yang professional

Semakin pekerjaan akan dilakukan oleh tim proyek, maka tim proyek akan dapat lebih merespon dan menyediakan kebutuhan pelanggan. Kehidupan seorang tim proyek mungkin tidak menentu atau hanya beberapa jam. Secara dinamis susunan proyek short-lived akan menjadi biasa. Ini tidak akan menjadi hal yang luar biasa bagi para pekerja untuk bekerja dengan 4 atau 5 tim project dalam setahun dan belum pernah bekerja sama dalam kelompok yang sama. Bentuk yang lebih kecil, kecepatan, dan dapat dipertanggungjawabkan tim proyek semua mendorong untuk pembelajaran yang lebih efisien dan lebih dapat diterapkan

.

• Strategi organisasi

Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan    gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Didalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi factor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien           dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Jadi suatu organisasi harus memikirkan secara  matang bagaimana visi yang efektif agar dalam melaksanakan misinya dapat berjalan secara efisien

• SDM

Dalam organisasi, Sumber Daya Manusia (SDM) juga mempengaruhi efektivitas organisasi. Sumber Daya Manusia yang mempengaruhi kinerja suatu organisasi antara lain adalah pimpinan dan anggotanya. Dalam hal ini pemimpin memegang peranan penting dalam perekrutan anggota. Sebagai pimpinan tentu saja ia tahu kriteria apa saja yang dibutuhkan dalam organisasi yang ia pimpin. Peran utama seorang pemimpin adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagi team-nya untuk bekerja dengan tenang dan harmonis. Peran lain pemimpin juga sebagai motivator yaitu sebagai penggerak para anggotanya dengan maksud agar mereka mau bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi dan meingkatkan kepuasan kerja mereka. Jika dalam sebuah organisasi setiap anggota merasa bahwa organisasi tersebut dapat memberikan peluang bagi mereka untuk melakukan hal-hal tersebut di atas maka akan tercipta motivasi dan komitmen yang tinggi.

Selain itu sangat penting membangun kerja sama tim. Sinergi team work dapat dicapai ketika setiap individu tim merubah diri dari sifatnya yang individualis kedalam sebuah tim yang sifatnya kolektif. Membuka diri dan mau menerima peran serta orang lain merupakan permulaan dan membuka jalan bagi kita untuk mempercepat sinergi team work.

• Budaya Perusahaan

Pengertian Budaya

Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah kelompok orang dan diwariskan dari generasi ke generasi. Budaya terbentuk dari banyak unsur yang rumit, termasuk sistem agama dan politik, adat istiadat, bahasa, perkakas, pakaian, bangunan, dan karya seni. Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas. Banyak aspek budaya turut menentukan perilaku komunikatif. Unsur-unsur sosio-budaya ini tersebar dan meliputi banyak kegiatan sosial manusia.

Budaya adalah suatu perangkat rumit nilai-nilai yang dipolarisasikan oleh suatu citra yang mengandung pandangan atas keistimewaannya sendiri.”Citra yang memaksa” itu mengambil bentuk-bentuk berbeda dalam berbagai budaya seperti “individualisme kasar” di Amerika, “keselarasan individu dengan alam” d Jepang dan “kepatuhan kolektif” di Cina. Citra budaya yang brsifat memaksa tersebut membekali anggota-anggotanya dengan pedoman mengenai perilaku yang layak dan menetapkan dunia makna dan nilai logis yang dapat dipinjam anggota-anggotanya yang paling bersahaja untuk memperoleh rasa bermartabat dan pertalian dengan hidup mereka.

Dengan demikian, budayalah yang menyediakan suatu kerangka yang koheren untuk mengorganisasikan aktivitas seseorang dan memungkinkannya meramalkan perilaku orang lain.

Hofstede  menurunkan  konsep  budaya  dari  program  mental yang  dibedakan  dalam  tiga  tingkatan  (Hofstede  1980:  15),  yaitu:

1. ingkat  universal,  yaitu  program  mental  yang  dimiliki  oleh  seluruh manusia. Pada  tingkatan  ini program mental seluruhnya melekat pada  diri manusia,
2. tingkat  collective,  yaitu  program mental  yang  dimiliki  oleh  beberapa,  tidak  seluruh  manusia.  Pada  tingkatan  ini  program  mental  khusus  pada  kelompok  atau  kategori  dan  dapat  dipelajari.
3. tingkat  individual,  yaitu  program  mental  yang  unik  yang  dimiliki  oleh  hanya  seorang,  dua  orang  tidak  akan memiliki  program mental  yang  persis sama. Pada tingkatan ini program mental sebagian kecil melekat  pada  diri  manusia,  dan  lainnya  dapat  dipelajari  dari  masyarakat,  organisasi atau kelompok lain.

Budaya Organisasi

Adalah suatu sistem pemahaman dalam bertindak yang dimengerti dan menjadi pegangan seluruh karyawan yang membedakan suatu organisasi dengan organisasi lainnya.

Budaya organisasi yang baik adalah budaya yang memiliki sistem nilai yang mendukung terjadinya pembelajaran melalui :

• Iklim perusahaan di mana belajar sangat bernilai dan dihargai. Budaya organisasi berkaitan erat dengan pemeberdayaan karyawan (employee empowerement) di suatu perusahaan. Semakin kuat budaya organisasi, semakin besar dorongan para karyawan untuk maju bersama dengan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, pengenalan, penciptaan, dan pengembangan budaya organisasi dalam suatu perusahaan mutlak diperlukan dalam rangka membangun perusahaan yang efektif dan efisien sesuai dengan misi dan visi yang hendak dicapai. Dengan demikian antara budaya organisasi dan budaya perusahaan saling terkait kareana kedua-keduanya ada kesamaan, meskipun dalam budaya perusahaan terdapat hal-hal khusus seperi gaya manajemen dan system manajemen dan sebagainya, namun semuanya masih tetap dalam rangkaian budaya organisasi.

• Tanggung jawab untuk belajar ditanggung oleh semua lapisan dalam organisasi, maksudnya adalah bahwa setiap karyawan harus memiliki kesadaran bertanggung jawab pada dirinya untuk terus belajar dan berinovasi demi tercpainya tujuan organisasi tersebut. Dalam budaya kerja, seluruh kegiatan diarahkan untuk terjadinya belajar dalam organisasi tersebut.

• Kepercayaan dan otonomi, dalam suatu organisasi harus membudayakan rasa percaya kepada sesama anggota organisasi. Mereka harus bisa peduli satu sama lain termasuk juga saling melengkapi kekurangan diantara mereka, misalnya dengan cara saling terbuka dan memberikan umpan balik (respon) antara anggota dengan anggota dan anggota dengan atasan.

• Inovasi, eksperimen dan pengambilan resiko, dalam berorganisasi anggota harus dibudayakan untuk berani mengambil langkah-langkah ekstrim walaupun penuh resiko . Resiko disini maksudnya suatu kegagalan yang nantinya bisa dijadikan sebagai pelajaran untuk menemukan cara baru dalam melakukan sesuatu sehingga dapat meningkatkan pembelajaran dan cara-cara baru untuk memenuhi dan mencapai harapan yang diinginkan.

• Komitmen keuangan untuk pelatihan dan pengembangan staf. Suatu organisasi harus membudayakan kecermatnya dalam mengatur keuangan untuk pelatihan dan pengembangan staf agar terjadi peningktan kualitas belajar dalam organisasi.

• Komitmen untuk terus meningkatkan produk dan jasa. Organisasi harus membudayakan untuk berkomitmen dalam melakukan perbaikan terus-menerus secara serius demi tercapainya peningkatan kualitas produk dan jasa. Dengan cara meningkatkan menejemen mutu secara berkesinambungan dan berusaha melakukan sesuatu yang lebih baik dengan tujuan dapat mensejajarkan kualitasnya dengan kualitas dunia dalam pelayanan, produk dan operasi.

• Tanggap terhadap perubahan dan kekacauan. Dalam budaya belajar, perubahan dan kekacauan bukan untuk ditakuti, tetapi disitu terdapat semangat, tekat dan kreatif untuk menciptakan suatu perubahan baru. Kekacauan disini memberikan kesempatan untuk meningkatkan pembelajaran, untuk berinovasi dan trobosan baru dalam berteknologi. “kekacauan menciptakan perbedaan yang membuat kita bisa belajar”(catatanHarrison)

• Kualitas kehidupan kerja. Organisasi belajar berkomitmen untuk mengembangkan potensi manusia di lingkungan organisasi dengan potensi yang menarik dan menantang karena bakat yang dimilikinya. Selain dapat mengembangkan potensi manusia tersebut lingkungan juga dapat mendorong seseorang untuk peduli dan saling berbagi terhadap orang lain dengan membagi potensi yang ia punya. Sehingga dapat meningkatkan kualitas kehiupan kerja di organisasi.

Budaya berpengaruh pada efektivitas organisasi karena :

1.  Dapat memberikan keuntungan kompetitif pada Organisasi

2.  Menyempurnakan cara kerja organisasi secara struktural.

3.  Meningkatkan motivasi pegawai untuk kepentingan Organisasi.

Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis terhadap kesuksesan suatu organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi efektivitas organisasi dapat diketahui dengan melihat kuat atau lemahnya budaya organisasi tersebut. organisasi yang kuat dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, karena untuk mencapai efektivitas maka dibutuhkan budaya organisasi, strategi, lingkungan, dan teknologi yang sesuai. Budaya organisasi lebih kuat apabila terdapat kecocokan budaya yang mencakup: lingkungan fisik dan sosio-politik, yang meliputi konteks ekologi, sosialisasi, hukum, dan sistem politik yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan perusahaan yang mencakup karakteristik pasar, kepemilikan (ownership), sifat industri, dan sebagainya. Apabila komponen dalam organisasi tidak mampu menyesuaikan diri dengan perubahan, maka hal ini dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya berdampak pada efektivitas organisasi itu sendiri.

Selain itu budaya organisasi yang baik hendaknya diterapkan sistem pengendalian yang biasa disebut social control system karena efisiensi dan efektivitas organisasi sangat bergantung pada berfungsi tidaknya system pengendalian tersebut.

C. Kriteria pengukuran efektivitas organisasi menurut Gibson (1984:32-34) bahwa kriteria efektivitas meliputi:

1.  Kriteria efektivitas jangka pendek: Produksi, Efisiensi, Kepuasan.

2.  Kriteria efektivitas jangka menengah: Persaingan, dan Pengembangan

3.  Kriteria efektivitas jangka panjang

4.  Kelangsungan hidup

BAB III

KESIMPULAN

Langkah terpenting dapat dilakukan untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas adalah meningkatkan produktiftas SDM, ciptakan aturan dan mekanisme kerja yang konsisten serta penyaluran dana/biaya operasional yang betul-betul dipergunakan demi kepentingan kerja/kedinasan secara langsung sesuai dengan kepentingannya dan program efisiensi dan efektifitas dilakukan secara merata pada semua lini atau bagian di lingkup organisasi, serta efisiensi harus terus tetap dilakukan dalam kondisi apapun, asalkan tidak menghambat kinerja organisasi .

DAFTAR PUSTAKA

Jawwad, Ahmad Abdul.Manajemen Team work. 2006.Bandung : PT. Syaamil Cipta Media.

http://sambasalim.com/manajemen/konsep-efektivitas-organisasi.html

Wikipedia.org

Marquardt, Michael. 1996. “Building The Learning Organization”.

Shiska widyaningrum blog